Raaijmakers Procesadvies
Ingangsdatum: 22 mei 2018.
- Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Raaijmakers Procesadvies.
- Begrippen
Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken verstrekken , samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming
- Rechtmatige grondslag
Raaijmakers Procesadvies verwerkt persoonsgegevens met als doel het verzamelen en vastleggen van gegevens die noodzakelijk zijn voor:
- De totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten op het gebied van re-integratie-, arbo- en aanverwante dienstverlening waarbij betrokkene partij is.
- Het aantoonbaar maken van het nakomen van contractuele verplichtingen en van resultaten van activiteiten op het gebied van re-integratie-, arbo- en aanverwante dienstverlening.
- Het nakomen van wettelijke verplichtingen waaraan Raaijmakers Procesadvies is onderworpen.
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
Gegevens kunnen afkomstig zijn van betrokkene, diens leidinggevende of werkgever, casemanager, curatieve sector, UWV en andere bij de verzuimbegeleiding, re-integratie of andere arbodienstverlening betrokken derden.
- Bewaartermijnen
Raaijmakers Procesadvies zal voldoen aan de geldende bewaartermijnen conform de AVG en andere geldende bepalingen.
Verwerking bijzondere persoonsgegevens
In de verzuimbegeleiding wordt medische informatie door Raaijmakers Procesadvies uitsluitend in directe opdracht en onder supervisie van een bedrijfsarts, verzameld en verwerkt (= Taakdelegatie). Deze informatie wordt vastgelegd in een door de bedrijfsarts aangewezen medisch registratiesysteem. De interpretatie van de medische gegevens ligt te allen tijde bij de betreffende bedrijfsarts. Met de registratie in het medische registratiesysteem, wordt de verdere verwerkingsbevoegdheid van de medische informatie, overgedragen aan de betreffende bedrijfsarts.
Aan de werkgever worden naar aanleiding van de verzuimconsulten mondeling, schriftelijk of elektronisch conclusies verstrekt welke voldoen aan de AVG. Raaijmakers Procesadvies beperkt zich bij de informatieverstrekking aan de werkgever of diens casemanager tot die informatie die noodzakelijk is voor de werkgever in het kader van het beoordelen van de loondoorbetaling, de verzuimbegeleiding of re-integratie. Dit betreft uitsluitend:
- De werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen)
- De verwachte duur van het verzuim
- De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is
- Eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.
Aan de werkgever worden geen mededelingen gedaan over contacten met medewerkers in het kader van een zogenaamd open of vertrouwelijk spreekuur. Indien naar aanleiding van zo’n contact de adviseur van Raaijmakers Procesadvies advies wenst te geven aan de werkgever, dan wordt dit alleen gedaan na uitdrukkelijke en gerichte toestemming van de werknemer. Deze toestemming wordt ofwel aangetekend in het dossier en/of bevestigd middels een schriftelijke machtiging. De toestemming kan steeds schriftelijk door betrokkene worden ingetrokken.
- Opslag persoonsgegevens
Raaijmakers Procesadvies neemt in alle redelijkheid passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, toegang door onbevoegden en enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Daar waar, bij de verwerking van persoonsgegevens, gebruik wordt gemaakt van de diensten van derde partijen (zoals bij webhosting, mail, geautomatiseerde gegevensopslag en boekhouding/facturering) is met deze partijen een verwerkersovereenkomst afgesloten. Deze derde partijen hebben zoveel mogelijk passende technische en organisatorische maatregelen genomen om verlies, ongeoorloofd gebruik en corruptie van persoonsgegevens te voorkomen. Zij zullen de persoonsgegevens nooit voor eigen doeleinden gebruiken, of doorverkopen aan derden. Zij kijken niet naar de inhoud van de opgeslagen gegevens of van de communicatie.
Papieren dossiers met persoonskenmerken zijn in afsluitbare kasten opgeborgen. Er zijn afspraken over sleutelbeheer. Elektronische persoonsgegevens zijn zodanig beveiligd dat onbevoegden geen toegang kunnen krijgen tot deze gegevens.
Indien Raaijmakers Procesadvies persoonsgegevens verkrijgt bij de betrokkene zelf, deelt hij de betrokkene op het moment van verkrijging zijn identiteit mee alsmede het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene hiervan reeds op de hoogte is.
- Website (https://www.raaijmakers-procesadvies.nl)
De website van Raaijmakers Procesadvies is voorzien van een SSL-certificaat. Bij gebruik van het contactformulier, worden de gegevens daardoor veilig verzonden via een versleutelde verbinding.
Op deze website staan ook verschillende linkjes naar andere websites. Raaijmakers Procesadvies heeft geen controle over externe websites en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de content of privacy-praktijken van deze sites.
Via onze website worden gegevens verzameld door het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van het website bezoek of de frequentie waarmee pagina’s bezocht worden. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics-informatie te gebruiken voor andere Google diensten.
- Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens
Toegang tot persoonsgegevens is voorbehouden aan medewerkers van Raaijmakers Procesadvies en eventueel door Raaijmakers Procesadvies ingeschakelde dienstverleners, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.
Personen die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enige wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Persoonsgegevens worden slechts aan derden verstrekt, voor zover dit noodzakelijk is voor de taakuitoefening van door Raaijmakers Procesadvies ingeschakelde dienstverleners of ter uitvoering van een wettelijk voorschrift.
- Recht op inzage
- Raaijmakers Procesadvies deelt een ieder op diens schriftelijke verzoek, binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
- De geregistreerde heeft op zijn schriftelijk verzoek recht op inzage in de op zijn persoon of op zijn bedrijf betrekking hebbende geregistreerde gegevens. De geregistreerde heeft recht op een kopie van de gegevens die over hem zijn vastgelegd. Raaijmakers Procesadvies mag de verzoeker vragen hiervoor een redelijke vergoeding te betalen.
- Raaijmakers Procesadvies draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
- Raaijmakers Procesadvies kan weigeren aan een verzoek te voldoen, indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met:
- de veiligheid van de staat;
- de voorkoming opsporing en vervolging van strafbare feiten;
- gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;
- de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden (zoals privacy) van anderen;
- bepalingen van wet- en regelgeving of indien andere zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten.
- Recht op correctie, aanvulling, verwijdering en/of afschrift
Desgevraagd worden persoonsgegevens aangevuld met een door betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens.
Zijn persoonsgegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, dan kan betrokkene een schriftelijk verzoek tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van gegevens indienen. Dit verzoek wordt alleen in behandeling genomen als hierbij nauwkeurig wordt aangegeven welke specifieke geregistreerde gegevens door welke andere specifieke gegevens gecorrigeerd moeten worden.
Raaijmakers Procesadvies bericht betrokkene binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan.
Verwijdering van gegevens blijft achterwege voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift is vereist.
In geval van verwijdering van de gegevens wordt een verklaring opgenomen dat deze op verzoek van betrokkene zijn verwijderd.
Betrokkene heeft recht op afschrift van persoonsdossier, tenzij dat niet mogelijk is omdat de gegevens zijn vernietigd conform de geldende wettelijke bewaartermijnen.
10 Recht op verzet
Indien gegevens het voorwerp zijn van verwerking, kan de betrokkene daartegen bij de verantwoordelijke verzet aantekenen in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. De verantwoordelijke beoordeelt binnen 4 weken na ontvangst van het verzet of het verzet gerechtvaardigd is en voor Raaijmakers Procesadvies geen wettelijk beletsel bestaat om aan het verzet tegemoet te komen. Indien het verzet gerechtvaardigd is, beëindigd hij terstond de verwerking.
- Klachten
Elke betrokkene heeft het recht bij Raaijmakers Procesadvies een klacht in te dienen, indien de rechten van betrokkene met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens door Raaijmakers Procesadvies niet juist worden nageleefd. Raaijmakers Procesadvies reageert zo spoedig mogelijk na ontvangst van de klacht en behandeld klachten conform de geldende klachtenprocedure.
- Openbaarheid van dit privacyreglement
Inhoud c.q. strekking van de in dit reglement vervatte bepalingen worden aan een ieder die dit aangaat bekend gemaakt. Op verzoek wordt kosteloos één exemplaar van dit reglement aan de geregistreerde ter beschikking gesteld. Het privacyreglement van Raaijmakers Procesadvies is gratis te downloaden van de website van Raaijmakers Procesadvies.
- Slotbepaling
Dit reglement treedt in werking met ingang van 22 mei 2018 en wordt aangehaald als
‘Privacy Reglement – Raaijmakers Procesadvies’.
Met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies.
Als u vragen heeft over ons privacybeleid kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken:
Mw. C.C.J. Raaijmakers
Raaijmakers Procesadvies
Professor Kranenburgstraat 18
5142 CN Waalwijk
info@raaijmakers-procesadvies.nl